Personvernerklæring

1Hvem er ansvarlig for personopplysningene dine?

Behandlingsansvarlig for personopplysningene som beskrives i denne personvernerklæringen, er:

Oriani Complementa S.L., som driver virksomhet under navnet ALL IN CAR HIRE.

Spansk skatteidentifikasjonsnummer (CIF): B75608943.

Registrert adresse: Calle Dionisia Redondo, Local 1, 29640 Fuengirola, Málaga, Spania.

E-post: info@allincarhire.com.

Telefon: +34 951 080 385.

Nettsted: www.allincarhire.com.

I denne erklæringen viser «ALL IN CAR HIRE», «vi», «oss» og «vår» til Oriani Complementa S.L.

Vi behandler personopplysninger i samsvar med forordning (EU) 2016/679, personvernforordningen («GDPR»), den spanske organiske loven 3/2018 om vern av personopplysninger og sikring av digitale rettigheter, og annen gjeldende lovgivning.

2Hva omfatter denne erklæringen?

Denne erklæringen forklarer hvordan vi samler inn og bruker personopplysninger i forbindelse med:

• Henvendelser, pristilbud og bestilling av kjøretøy.
• Leieavtaler for kjøretøy og tilknyttede tjenester.
• Kundeservice, hendelser, klager og krav.
• Bestillingsbekreftelser og annen kommunikasjon om tjenesten.
• Nettstedet vårt og bedriftsapplikasjonen «all in car hire mensajes», som vi bruker til å sende bestillingsbekreftelser via WhatsApp Business Platform.

Erklæringen omfatter vår behandling av personopplysninger. Tredjepartstjenester, inkludert WhatsApp, kan også behandle opplysninger etter sine egne personvernerklæringer og vilkår.

3Hvilke personopplysninger behandler vi?

Vi behandler opplysninger som er relevante og nødvendige for tjenesten du ber om, og de lovpålagte pliktene som gjelder. Avhengig av forholdet ditt til oss kan dette omfatte:

Identifikasjons- og kontaktopplysninger: navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer og opplysninger om identitet og førerkort som er nødvendige for å ordne leieforholdet, kontrollere at vilkårene er oppfylt og etterleve gjeldende lovkrav.

Bestillings- og leieopplysninger: bestillingsnummer, kjøretøy eller kjøretøykategori, datoer, klokkeslett og steder for henting og tilbakelevering, leievilkår, godkjente sjåfører, kostnader og annen informasjon som er nødvendig for å levere den avtalte tjenesten.

Fakturerings- og transaksjonsopplysninger: faktureringsopplysninger, leiebeløp, fakturaer, betalingsstatus, depositum, refusjoner og transaksjonsreferanser knyttet til leieforholdet.

Kommunikasjon om tjenesten: bekreftelser som er sendt til deg, henvendelser mottatt via kontaktkanalene våre og opplysninger du gir når du ber om hjelp eller klager.

Opplysninger i WhatsApp-bekreftelser: navn, telefonnummer med internasjonal landskode, bestillingsnummer, kjøretøy eller kategori, hente- og tilbakeleveringsopplysninger, totalbeløp for bestillingen og teknisk informasjon som returneres når en melding sendes, som meldingsidentifikator eller feilmelding.

Tekniske nettstedsopplysninger: informasjon som er nødvendig for å levere og beskytte nettstedet, som IP-adresser, forespørselsopplysninger og tekniske logger. Opplysninger knyttet til valgfrie informasjonskapsler eller analyse behandles separat i våre Retningslinjer for informasjonskapsler.

Oppgi korrekte opplysninger og gi oss beskjed når relevante opplysninger endres. Ikke send sikkerhetskoder for betalingskort, passord eller unødvendige identitetsdokumenter via WhatsApp.

4Hvor henter vi opplysningene dine fra?

Vi får vanligvis personopplysninger direkte fra deg når du kontakter oss, ber om et pristilbud, bestiller eller inngår en leieavtale.

Vi kan også motta opplysninger fra noen som bestiller på dine vegne eller oppgir deg som godkjent sjåfør. I slike tilfeller bruker vi opplysningene bare til den aktuelle bestillingen, leietjenesten og tilknyttede lovpålagte plikter.

Hvis du gir oss en annen persons opplysninger, må du forsikre deg om at du har rett til det, og gjøre denne erklæringen tilgjengelig for vedkommende.

5Hvorfor bruker vi opplysningene dine, og hva er behandlingsgrunnlaget?

For å besvare henvendelser, utarbeide tilbud og ordne bestillinger.

Vi behandler opplysninger som er nødvendige for å gjennomføre tiltak på din anmodning før en avtale inngås.

For å levere og administrere bilutleie.

Vi behandler opplysninger som er nødvendige for å oppfylle leieavtalen, blant annet for å ordne henting og tilbakelevering, administrere kostnader og depositum og formidle vesentlig informasjon om tjenesten.

For å oppfylle lovpålagte plikter.

Vi behandler opplysninger som kreves etter gjeldende skatte-, regnskaps-, kjøretøyutleie- og sjåføridentifikasjonsregler og andre lovkrav. Dette omfatter å føre lovpålagte registre og gi opplysninger til kompetente myndigheter når loven krever det.

For å håndtere hendelser, klager og rettskrav.

Vi behandler opplysninger når det er nødvendig for å oppfylle avtalen vår, etterleve lovpålagte plikter eller ivareta våre berettigede interesser i å løse tvister og fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav. Når vi bygger på berettigede interesser, vurderer vi virkningen på dine rettigheter og friheter.

For å beskytte nettstedet og virksomhetens systemer.

Vi kan behandle nødvendige tekniske opplysninger for våre berettigede interesser i å opprettholde tjenestens tilgjengelighet, forhindre misbruk og beskytte informasjon.

For å kommunisere via WhatsApp.

Vi bruker WhatsApp til bestillingsbekreftelser og tilknyttet tjenestekommunikasjon når du har godtatt å motta meldinger gjennom denne kanalen. Den underliggende behandlingen som er nødvendig for å administrere bestillingen eller leieforholdet, bygger på de avtalemessige eller lovbestemte grunnlagene beskrevet ovenfor.

For valgfri nettstedsanalyse eller lignende teknologier.

Når samtykke kreves, må den aktuelle behandlingen bygge på ditt forhåndssamtykke, slik det forklares i Retningslinjene for informasjonskapsler.

Det er en forutsetning for den aktuelle tjenesten at du gir opplysninger som er nødvendige for en bestilling, leieavtale eller lovpålagt plikt. Uten disse opplysningene kan vi være ute av stand til å ordne eller fullføre leieforholdet.

6Hvordan bruker vi WhatsApp?

Vi bruker WhatsApp Business Platform gjennom applikasjonen «all in car hire mensajes» til å sende bestillingsbekreftelser og tilknyttet tjenesteinformasjon.

En bekreftelse kan inneholde navn, bestillingsnummer, kjøretøy eller kategori, hente- og tilbakeleveringsopplysninger og totalbeløpet for bestillingen. Telefonnummeret og meldingsopplysningene dine overføres gjennom plattformen for å levere kommunikasjonen.

Å oppgi telefonnummeret ditt eller lese denne erklæringen er ikke i seg selv en tillatelse til å motta WhatsApp-meldinger. Vi innhenter tillatelse til å bruke denne kanalen og respekterer ønsker om å stoppe meldingene.

Du kan når som helst trekke tilbake tillatelsen til WhatsApp-kommunikasjon ved å sende en e-post til info@allincarhire.com eller ringe +34 951 080 385. Oppgi hvilket telefonnummer det gjelder.

Å stoppe WhatsApp-kommunikasjonen avbestiller ikke bestillingen eller leieavtalen din. Nødvendig tjenesteinformasjon kan i stedet formidles gjennom en annen egnet kontaktkanal.

Den nåværende bekreftelsesapplikasjonen vår brukes til å sende meldinger. For hjelp, ønsker om å stoppe WhatsApp-kommunikasjon eller personvernhenvendelser må du bruke e-postadressen eller telefonnummeret ovenfor fremfor å stole på et svar på en bekreftelse.

Vi bruker ikke behandlingen beskrevet i denne erklæringen til reklamekampanjer, annonsemålgrupper eller salg av personopplysninger.

7Hvem kan motta opplysningene dine?

Vi utleverer personopplysninger bare når det er nødvendig for formålene som beskrives i denne erklæringen. Aktuelle mottakere kan være:

• Leverandører som støtter nettstedet, e-post, forretningsprogramvare, hosting, IT-vedlikehold og datalagring.
• WhatsApp- og Meta-selskaper som deltar i leveringen av WhatsApp Business Platform.
• Banker og betalingstjenesteleverandører når det er nødvendig for å administrere leiebetalinger, depositum eller refusjoner.
• Regnskapsførere, juridiske rådgivere, forsikringsselskaper og andre profesjonelle rådgivere når det er nødvendig for tjenestene deres eller en bestemt hendelse eller et krav.
• Skattemyndigheter, kompetente rettshåndhevende myndigheter, domstoler, trafikkmyndigheter og andre offentlige organer når utlevering er påkrevd ved lov eller en gyldig rettslig anmodning.

Når en leverandør behandler personopplysninger på våre vegne, må behandlingen være regulert av egnede avtaleforpliktelser, inkludert krav til taushetsplikt og sikkerhet.

Noen mottakere er selvstendige behandlingsansvarlige for egne lovpålagte oppgaver eller tjenester. Deres behandling reguleres av deres egne gjeldende personvernerklæringer.

For selskaper etablert i Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet angir de gjeldende vilkårene for WhatsApp Business Platform WhatsApp Ireland Limited som WhatsApps avtalepart. Aktuelle WhatsApp- og Meta-selskaper kan også behandle plattformopplysninger og teknisk informasjon til formålene beskrevet i egne vilkår. Mer informasjon finnes i Vilkårene for WhatsApp Business Platform.

8Overføres personopplysninger utenfor EØS?

Bruk av internasjonale teknologileverandører, inkludert WhatsApp og Meta, kan innebære behandling utenfor EØS, blant annet i USA.

Når slike overføringer skjer, må gjeldende lovkrav for overføringen være oppfylt. Avhengig av mottakeren og behandlingen kan garantiene omfatte:

• En beslutning fra Europakommisjonen om tilstrekkelig beskyttelsesnivå, inkludert personvernrammeverket mellom EU og USA når det gjelder for en deltakende mottaker og de aktuelle opplysningene.
• Europakommisjonens standard personvernbestemmelser, sammen med ytterligere beskyttelsestiltak der det kreves.

WhatsApp beskriver sine aktuelle overføringsordninger i Tillegget om overføring av bedriftsdata.

Du kan kontakte info@allincarhire.com for informasjon om garantiene som gjelder for personopplysningene dine, og hvordan du kan få en kopi, med forbehold om vern av fortrolig informasjon og andre personers rettigheter.

9Hvor lenge oppbevarer vi opplysningene dine?

Vi bruker oppbevaringstider i samsvar med formålet med opplysningene og de lovkravene som gjelder.

Bestillinger og leieforhold: opplysningene oppbevares så lenge det er nødvendig for å ordne og administrere tjenesten, fullføre leieforholdet og løse utestående tilknyttede saker. Deretter oppbevares bare informasjon som er nødvendig for de juridiske, regnskapsmessige eller kravrelaterte formålene nedenfor.

Lovpålagte kjøretøyutleieregistre: opplysninger i det obligatoriske elektroniske registeret etter spansk kongelig dekret 933/2021 oppbevares i tre år etter at leietjenesten er avsluttet, i samsvar med gjeldende krav. Kongelig dekret 933/2021, artikkel 5.

Regnskaps- og forretningsdokumentasjon: dokumenter som omfattes av artikkel 30 i den spanske handelsloven, oppbevares i seks år fra siste aktuelle postering i regnskapsbøkene, med mindre et annet lovkrav gjelder. Skatteregler eller saksbehandling kan kreve lengre oppbevaring av bestemte dokumenter. Den spanske handelsloven, artikkel 30.

Henvendelser og tjenestemeldinger: disse oppbevares mens henvendelsen, bestillingen eller tjenestesaken håndteres. Deretter beholdes bare opplysninger som er nødvendige for å dokumentere leieforholdet, oppfylle lovkrav eller håndtere mulige krav, etter de tilhørende oppbevaringskriteriene.

Kanaltillatelser og forespørsler om å stoppe kommunikasjon: vi oppbevarer de begrensede opplysningene som er nødvendige for å dokumentere relevante tillatelser, respektere ønsker om å stoppe kommunikasjon og håndtere tilknyttede juridiske forpliktelser.

Krav og rettslige prosesser: relevante opplysninger kan oppbevares til saken er endelig avgjort og gjeldende lovbestemte foreldelsesfrister har utløpt.

Når opplysninger ikke lenger er nødvendige, slettes de eller anonymiseres irreversibelt. Når spansk lov krever at opplysninger blokkeres, begrenses vanlig bruk, og de oppbevares bare for lovlig tillatte formål til de kan slettes.

10Hvilke rettigheter har du?

På vilkårene i personvernlovgivningen kan du:

• Be om innsyn i personopplysningene dine.
• Be om retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger.
• Be om sletting av personopplysningene dine.
• Be om begrensning av behandlingen.
• Protestere mot behandling basert på berettigede interesser.
• Be om dataportabilitet når behandlingen bygger på samtykke eller avtale og utføres automatisk.
• Trekke tilbake samtykke når som helst når behandlingen bygger på dette.

Tilbaketrekking av samtykke påvirker ikke lovligheten av behandlingen som fant sted før tilbaketrekkingen.

For å utøve rettighetene dine sender du e-post til info@allincarhire.com eller skriver til:

Oriani Complementa S.L. — Personvern. Calle Dionisia Redondo, Local 1, 29640 Fuengirola, Málaga, Spania.

Forklar forespørselen og gi tilstrekkelige opplysninger til å finne de aktuelle registreringene, for eksempel e-postadressen, telefonnummeret eller bestillingsreferansen du brukte.

Hvis vi har rimelig tvil om identiteten din, kan vi bare be om tilleggsopplysningene som er nødvendige for å bekrefte den. Kopi av et identitetsdokument kreves ikke automatisk ved alle forespørsler.

Vi svarer vanligvis innen én måned etter at vi mottar en forespørsel. Hvis en lovlig fristforlengelse er nødvendig, forklarer vi grunnen innen den første måneden. Forespørsler håndteres vanligvis kostnadsfritt, med de unntakene loven tillater. Mer informasjon om rettighetene finnes hos det spanske datatilsynet.

11Hvordan kan du be om sletting av opplysninger knyttet til applikasjonen eller WhatsApp?

Du kan be om sletting av personopplysninger vi behandler i forbindelse med «all in car hire mensajes», ved å sende e-post til info@allincarhire.com. Du kan bruke emnefeltet «Forespørsel om sletting av personopplysninger» og oppgi telefonnummeret som er knyttet til meldingene.

Vi vurderer forespørselen, sletter opplysninger når det kreves og forklarer hvilke opplysninger som må beholdes, og hvorfor.

Retten til sletting er ikke absolutt. Visse bestillings-, leie-, regnskaps- eller andre opplysninger kan måtte oppbevares for å oppfylle lovpålagte plikter eller fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav. Oppbevaring av disse opplysningene gir oss ikke rett til å fortsette å sende WhatsApp-meldinger etter at du har trukket tilbake tillatelsen til denne kanalen.

Sletting av en samtale fra din egen WhatsApp-konto sletter ikke automatisk opplysninger vi har lagret. Tilsvarende fjerner en sletting utført av oss ikke nødvendigvis kopier på enheten din eller informasjon som WhatsApp eller andre leverandører har selvstendig behandlingsansvar for.

12Hvordan beskytter vi opplysningene dine?

Vi bruker tekniske og organisatoriske tiltak som er tilpasset opplysningenes art og risikoene, for å forhindre uautorisert tilgang, tap, endring eller ulovlig utlevering.

Tilgangen må begrenses til autoriserte personer og leverandører som trenger opplysningene for oppgavene sine, og som er underlagt egnede taushetsplikter.

13Informasjonskapsler og nettstedsteknologier

Informasjonskapsler og lignende teknologier på nettstedet beskrives i de separate Retningslinjene for informasjonskapsler, som skal angi teknologiene som brukes, formålene, leverandørene, varigheten og tilgjengelige valg.

Strengt nødvendige teknologier kan brukes for å levere nettstedet og tjenestene du ber om. Valgfrie analyse- eller sporingsteknologier skal ikke aktiveres før samtykke når loven krever det.

Å godta denne personvernerklæringen, sende inn en bestilling eller fortsette å bruke nettstedet er ikke i seg selv samtykke til valgfrie informasjonskapsler.

14Automatiserte avgjørelser

Vi bruker ikke personopplysningene som omfattes av denne erklæringen, til avgjørelser som utelukkende bygger på automatisert behandling og har rettsvirkning for deg eller på tilsvarende måte påvirker deg i betydelig grad.

15Klager

Hvis du har bekymringer om vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte info@allincarhire.com.

Du har også rett til å klage til en kompetent tilsynsmyndighet. I Spania er dette Agencia Española de Protección de Datos (AEPD):

www.aepd.es.

Du trenger ikke kontakte oss først for å bruke retten til å klage.

16Endringer i denne erklæringen

Vi kan oppdatere erklæringen for å gjenspeile endringer i tjenestene våre, behandlingsaktivitetene eller lovkravene. Gjeldende versjon publiseres på denne siden med datoen for siste oppdatering.

Når det kreves, gir vi ytterligere informasjon eller innhenter samtykke før vi innfører en ny behandlingsaktivitet.