Politique de confidentialité

1Qui est responsable de vos données personnelles ?

Le responsable du traitement des données personnelles décrites dans cette Politique de confidentialité est :

Oriani Complementa S.L., exerçant sous le nom commercial ALL IN CAR HIRE.

Numéro d’identification fiscale espagnol (CIF) : B75608943.

Siège social : Calle Dionisia Redondo, Local 1, 29640 Fuengirola, Málaga, Espagne.

E-mail : info@allincarhire.com.

Téléphone : +34 951 080 385.

Site web : www.allincarhire.com.

Dans cette politique, « ALL IN CAR HIRE », « nous » et « notre » désignent Oriani Complementa S.L.

Nous traitons les données personnelles conformément au règlement (UE) 2016/679, règlement général sur la protection des données (« RGPD »), à la loi organique espagnole 3/2018 relative à la protection des données personnelles et à la garantie des droits numériques, ainsi qu’aux autres dispositions applicables.

2Que couvre cette politique ?

Cette politique explique comment nous recueillons et utilisons les données personnelles dans le cadre :

• Des demandes de renseignements, devis et réservations de véhicules.
• Des contrats de location de véhicules et services associés.
• Du service client, des incidents, des réclamations et des litiges.
• Des confirmations de réservation et autres communications relatives au service.
• De notre site web et de l’application professionnelle « all in car hire mensajes », utilisée pour envoyer des confirmations de réservation via WhatsApp Business Platform.

Cette politique couvre nos traitements de données personnelles. Les services tiers, dont WhatsApp, peuvent également traiter des informations conformément à leurs propres notices de confidentialité et conditions.

3Quelles données personnelles traitons-nous ?

Nous traitons les informations pertinentes et nécessaires au service demandé et aux obligations légales qui s’y appliquent. Selon votre relation avec nous, il peut s’agir des éléments suivants :

Données d’identification et de contact : nom, adresse, e-mail, numéro de téléphone et informations relatives à l’identité et au permis de conduire nécessaires pour organiser la location, vérifier les conditions d’éligibilité et respecter les exigences légales applicables.

Données de réservation et de location : numéro de réservation, véhicule ou catégorie, dates, heures et lieux de prise en charge et de restitution, conditions de location, conducteurs autorisés, frais et autres informations nécessaires au service convenu.

Données de facturation et de transaction : coordonnées de facturation, montants de location, factures, état des paiements, dépôts de garantie, remboursements et références de transaction liés à votre location.

Communications relatives au service : confirmations envoyées, demandes reçues par nos canaux de contact et informations fournies lors d’une demande d’assistance ou d’une réclamation.

Données des confirmations WhatsApp : nom, numéro de téléphone avec indicatif international, numéro de réservation, véhicule ou catégorie, détails de prise en charge et de restitution, montant total de la réservation et informations techniques renvoyées lors de l’envoi d’un message, telles que son identifiant ou une réponse d’erreur.

Informations techniques du site web : informations nécessaires au fonctionnement et à la protection du site, telles que les adresses IP, les informations sur les requêtes et les journaux techniques. Les informations liées aux cookies facultatifs ou aux outils d’analyse sont traitées séparément dans notre Politique relative aux cookies.

Veuillez fournir des informations exactes et nous signaler toute modification pertinente. N’envoyez pas de codes de sécurité de cartes de paiement, de mots de passe ou de documents d’identité inutiles via WhatsApp.

4D’où proviennent vos informations ?

Nous recueillons généralement les données directement auprès de vous lorsque vous nous contactez, demandez un devis, effectuez une réservation ou concluez un contrat de location.

Nous pouvons également recevoir des informations d’une personne réservant pour votre compte ou vous désignant comme conducteur autorisé. Dans ce cas, nous les utilisons uniquement pour la réservation, la location et les obligations légales associées.

Si vous fournissez les informations d’une autre personne, assurez-vous d’être autorisé à le faire et mettez cette politique à sa disposition.

5Pourquoi utilisons-nous vos informations et sur quelle base juridique ?

Pour répondre aux demandes, préparer des devis et organiser les réservations.

Nous traitons les informations nécessaires à l’exécution, à votre demande, de mesures précontractuelles.

Pour fournir et gérer les locations de véhicules.

Nous traitons les informations nécessaires à l’exécution du contrat de location, notamment pour organiser la prise en charge et la restitution, gérer les frais et dépôts de garantie et communiquer les informations essentielles sur le service.

Pour respecter nos obligations légales.

Nous traitons les informations exigées par les règles fiscales, comptables, de location de véhicules, d’identification des conducteurs et les autres exigences légales applicables. Cela comprend la tenue des registres obligatoires et la communication d’informations aux autorités compétentes lorsque la loi l’exige.

Pour gérer les incidents, réclamations et actions en justice.

Nous traitons des informations lorsque cela est nécessaire pour exécuter notre contrat, respecter nos obligations légales ou poursuivre nos intérêts légitimes à résoudre les différends et à constater, exercer ou défendre des droits en justice. Lorsque nous invoquons des intérêts légitimes, nous évaluons les conséquences sur vos droits et libertés.

Pour protéger notre site web et nos systèmes professionnels.

Nous pouvons traiter les informations techniques nécessaires à nos intérêts légitimes à maintenir la disponibilité du service, prévenir les utilisations abusives et protéger les informations.

Pour communiquer via WhatsApp.

Nous utilisons WhatsApp pour les confirmations de réservation et communications relatives au service lorsque vous avez accepté de recevoir des messages par ce canal. Le traitement sous-jacent nécessaire à la gestion de votre réservation ou location repose sur les bases contractuelles ou légales décrites ci-dessus.

Pour les outils d’analyse facultatifs du site ou technologies similaires.

Lorsqu’un consentement est requis, le traitement concerné doit reposer sur votre consentement préalable, comme expliqué dans la Politique relative aux cookies.

La fourniture des informations nécessaires à une réservation, au contrat de location ou à une obligation légale conditionne la prestation du service concerné. Sans ces informations, nous pourrions ne pas être en mesure d’organiser ou de finaliser la location.

6Comment utilisons-nous WhatsApp ?

Nous utilisons WhatsApp Business Platform, par l’intermédiaire de l’application « all in car hire mensajes », pour envoyer des confirmations de réservation et des informations relatives au service.

Une confirmation peut contenir votre nom, numéro de réservation, véhicule ou catégorie, détails de prise en charge et de restitution et montant total de la réservation. Votre numéro de téléphone et les informations du message sont transmis via la plateforme pour acheminer la communication.

Le fait de fournir votre numéro de téléphone ou de lire cette politique ne constitue pas, à lui seul, une autorisation de recevoir des messages WhatsApp. Nous obtenons l’autorisation d’utiliser ce canal et respectons les demandes d’arrêt.

Vous pouvez retirer votre autorisation pour les communications WhatsApp à tout moment en écrivant à info@allincarhire.com ou en appelant le +34 951 080 385. Veuillez préciser le numéro de téléphone concerné.

L’arrêt des communications WhatsApp n’annule ni votre réservation ni votre contrat de location. Les informations nécessaires au service pourront être communiquées par un autre canal de contact approprié.

Notre application actuelle de confirmation sert à envoyer des messages. Pour obtenir de l’aide, demander l’arrêt des communications WhatsApp ou exercer vos droits relatifs aux données, veuillez utiliser l’e-mail ou le téléphone ci-dessus plutôt que de compter sur une réponse à une confirmation.

Nous n’utilisons pas les traitements décrits dans cette politique pour des campagnes promotionnelles, des audiences publicitaires ou la vente de données personnelles.

7Qui peut recevoir vos informations ?

Nous communiquons des données personnelles uniquement lorsque cela est nécessaire aux finalités décrites dans cette politique. Les destinataires peuvent comprendre :

• Les prestataires assurant notre site web, e-mail, logiciels professionnels, hébergement, maintenance informatique et stockage des données.
• Les entités WhatsApp et Meta participant à la fourniture de WhatsApp Business Platform.
• Les banques et prestataires de paiement lorsque cela est nécessaire pour gérer les paiements des locations, dépôts de garantie ou remboursements.
• Les comptables, conseillers juridiques, assureurs et autres conseillers professionnels lorsque cela est nécessaire à leurs services ou à un incident ou litige particulier.
• Les autorités fiscales, services répressifs compétents, tribunaux, autorités de la circulation et autres organismes publics lorsque la communication est exigée par la loi ou une demande légale valable.

Lorsqu’un prestataire traite des données pour notre compte, le traitement doit être encadré par des obligations contractuelles appropriées, notamment en matière de confidentialité et de sécurité.

Certains destinataires agissent en qualité de responsables de traitement indépendants pour leurs propres obligations légales ou services. Leurs traitements sont régis par leurs propres notices de confidentialité applicables.

Pour les entreprises établies dans l’Espace économique européen, les conditions actuelles de WhatsApp Business Platform désignent WhatsApp Ireland Limited comme entité contractante de WhatsApp. Les sociétés WhatsApp et Meta concernées peuvent également traiter des informations techniques et de plateforme aux fins décrites dans leurs propres conditions. Pour en savoir plus, consultez les Conditions de WhatsApp Business Platform.

8Les données sont-elles transférées hors de l’Espace économique européen ?

L’utilisation de prestataires technologiques internationaux, dont WhatsApp et Meta, peut entraîner des traitements hors de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis.

Lorsque de tels transferts ont lieu, les exigences légales applicables doivent être respectées. Selon le destinataire et le traitement concerné, les garanties peuvent comprendre :

• Une décision d’adéquation de la Commission européenne, dont le cadre de protection des données UE–États-Unis lorsqu’il s’applique à un destinataire participant et aux données concernées.
• Les clauses contractuelles types de la Commission européenne, accompagnées de garanties supplémentaires si nécessaire.

WhatsApp décrit ses dispositifs de transfert pertinents dans son Avenant relatif au transfert des données professionnelles.

Vous pouvez contacter info@allincarhire.com pour obtenir des informations sur les garanties applicables à vos données et les modalités d’obtention d’une copie, sous réserve de la protection des informations confidentielles et des droits d’autres personnes.

9Combien de temps conservons-nous vos informations ?

Nous appliquons des durées de conservation selon la finalité des informations et les exigences légales applicables.

Réservations et locations : les informations sont conservées tant qu’elles sont nécessaires pour organiser et gérer le service, finaliser la location et résoudre les questions connexes en suspens. Ensuite, seules les informations nécessaires aux finalités légales, comptables ou contentieuses ci-dessous sont conservées.

Registres obligatoires de location de véhicules : les informations du registre électronique obligatoire prévu par le décret royal espagnol 933/2021 sont conservées pendant trois ans après la fin du service de location, conformément aux exigences applicables. Décret royal 933/2021, article 5.

Documents comptables et justificatifs commerciaux : les documents soumis à l’article 30 du Code de commerce espagnol sont conservés pendant six ans à compter de la dernière écriture correspondante dans les livres comptables, sauf autre exigence légale. Les obligations ou procédures fiscales peuvent imposer une conservation plus longue de certains documents. Code de commerce espagnol, article 30.

Demandes et messages relatifs au service : ils sont conservés pendant le traitement de la demande, réservation ou question de service. Ensuite, seules les informations nécessaires pour documenter la location, respecter les exigences légales ou traiter d’éventuelles réclamations sont conservées selon les critères correspondants.

Autorisations de contact et demandes de désinscription : nous conservons les informations limitées nécessaires pour démontrer les autorisations pertinentes, respecter les demandes d’arrêt des communications et répondre aux responsabilités légales associées.

Réclamations et procédures : les informations pertinentes peuvent être conservées jusqu’au règlement définitif de l’affaire et à l’expiration des délais de prescription applicables.

Lorsque les informations ne sont plus nécessaires, elles sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible. Lorsque le droit espagnol impose le blocage des données, leur usage courant est restreint et elles sont conservées uniquement aux fins légalement autorisées jusqu’à leur suppression possible.

10Quels sont vos droits ?

Sous réserve des conditions prévues par la législation sur la protection des données, vous pouvez :

• Demander l’accès à vos données personnelles.
• Demander la rectification d’informations inexactes ou incomplètes.
• Demander l’effacement de vos données personnelles.
• Demander la limitation du traitement.
• Vous opposer aux traitements fondés sur des intérêts légitimes.
• Demander la portabilité lorsque le traitement repose sur le consentement ou un contrat et est effectué par des moyens automatisés.
• Retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Pour exercer vos droits, écrivez à info@allincarhire.com ou à l’adresse suivante :

Oriani Complementa S.L. — Protection des données. Calle Dionisia Redondo, Local 1, 29640 Fuengirola, Málaga, Espagne.

Veuillez expliquer votre demande et fournir suffisamment d’informations pour retrouver les enregistrements concernés, par exemple l’e-mail, le numéro de téléphone ou la référence de réservation utilisés.

En cas de doutes raisonnables sur votre identité, nous pouvons demander uniquement les informations complémentaires nécessaires à sa vérification. Une copie d’un document d’identité n’est pas automatiquement exigée pour chaque demande.

Nous répondons normalement dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Si une prolongation légalement autorisée est nécessaire, nous en expliquerons la raison dans ce premier mois. Les demandes sont normalement traitées gratuitement, sous réserve des exceptions légales. Vous trouverez plus d’informations auprès de l’Agence espagnole de protection des données.

11Comment demander la suppression des données de l’application ou liées à WhatsApp ?

Vous pouvez demander la suppression des données que nous traitons dans le cadre de « all in car hire mensajes » en écrivant à info@allincarhire.com. Vous pouvez indiquer comme objet « Demande de suppression des données personnelles » et préciser le numéro de téléphone associé aux messages.

Nous examinerons votre demande, supprimerons les informations lorsque cela est requis et expliquerons quelles informations doivent être conservées et pourquoi.

L’effacement n’est pas absolu. Certains enregistrements de réservation, location, comptabilité ou autres peuvent devoir être conservés pour respecter des obligations légales ou constater, exercer ou défendre des droits en justice. Leur conservation ne nous autorise pas à continuer d’envoyer des messages WhatsApp après le retrait de votre autorisation pour ce canal.

Supprimer une conversation de votre compte WhatsApp ne supprime pas automatiquement les enregistrements que nous détenons. De même, une suppression par nos soins n’efface pas nécessairement les copies sur votre appareil ni les informations dont WhatsApp ou d’autres prestataires sont responsables de manière indépendante.

12Comment protégeons-nous vos informations ?

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des informations et aux risques, afin de prévenir tout accès non autorisé, perte, altération ou divulgation indue.

L’accès doit être limité aux personnes et prestataires autorisés qui ont besoin des informations pour leurs missions et sont soumis à des obligations de confidentialité appropriées.

13Cookies et technologies du site web

Les cookies et technologies similaires utilisés sur notre site sont décrits dans la Politique relative aux cookies, qui doit préciser les technologies utilisées, leurs finalités, prestataires, durées et les choix disponibles.

Les technologies strictement nécessaires peuvent être utilisées pour fournir le site et les services demandés. Les technologies facultatives d’analyse ou de suivi ne doivent pas être activées avant le consentement lorsque la loi l’exige.

L’acceptation de cette Politique de confidentialité, l’envoi d’une réservation ou la poursuite de la navigation ne constituent pas, à eux seuls, un consentement aux cookies facultatifs.

14Décisions automatisées

Nous n’utilisons pas les données couvertes par cette politique pour prendre des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire.

15Réclamations

Pour toute préoccupation concernant nos traitements de données personnelles, vous pouvez contacter info@allincarhire.com.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente. En Espagne, il s’agit de l’Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) :

www.aepd.es.

Vous n’êtes pas tenu de nous contacter au préalable pour exercer votre droit de réclamation.

16Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour tenir compte de l’évolution de nos services, traitements ou exigences légales. La version en vigueur sera publiée sur cette page avec sa date de dernière mise à jour.

Lorsque cela est requis, nous fournirons une information complémentaire ou recueillerons le consentement avant de mettre en place une nouvelle activité de traitement.