Privacyverklaring

1Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven, is:

Oriani Complementa S.L., handelend onder de naam ALL IN CAR HIRE.

Spaans fiscaal identificatienummer (CIF): B75608943.

Vestigingsadres: Calle Dionisia Redondo, Local 1, 29640 Fuengirola, Málaga, Spanje.

E-mail: info@allincarhire.com.

Telefoon: +34 951 080 385.

Website: www.allincarhire.com.

In deze verklaring verwijzen ‘ALL IN CAR HIRE’, ‘wij’, ‘ons’ en ‘onze’ naar Oriani Complementa S.L.

Wij verwerken persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679, de Algemene verordening gegevensbescherming (‘AVG’), de Spaanse organieke wet 3/2018 inzake de bescherming van persoonsgegevens en de waarborging van digitale rechten, en andere toepasselijke wetgeving.

2Waarop is deze verklaring van toepassing?

Deze verklaring legt uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen en gebruiken in verband met:

• Vragen, offertes en voertuigreserveringen.
• Huurovereenkomsten voor voertuigen en bijbehorende diensten.
• Klantenservice, incidenten, klachten en vorderingen.
• Reserveringsbevestigingen en andere serviceberichten.
• Onze website en de zakelijke toepassing ‘all in car hire mensajes’, waarmee wij reserveringsbevestigingen versturen via WhatsApp Business Platform.

Deze verklaring heeft betrekking op onze verwerking van persoonsgegevens. Externe diensten, waaronder WhatsApp, kunnen ook informatie verwerken volgens hun eigen privacyverklaringen en voorwaarden.

3Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de informatie die relevant en noodzakelijk is voor de door u gevraagde dienst en de bijbehorende wettelijke verplichtingen. Afhankelijk van uw relatie met ons kan dit het volgende omvatten:

Identificatie- en contactgegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en de identiteits- en rijbewijsgegevens die nodig zijn om de huur te regelen, de geschiktheid te controleren en aan toepasselijke wettelijke vereisten te voldoen.

Reserverings- en huurgegevens: reserveringsnummer, voertuig of voertuigcategorie, datums, tijden en locaties voor ophalen en terugbrengen, huurvoorwaarden, gemachtigde bestuurders, kosten en andere informatie die nodig is voor de afgesproken dienstverlening.

Factuur- en transactiegegevens: factuurgegevens, huurbedragen, facturen, betalingsstatus, waarborgsommen, terugbetalingen en transactiereferenties die betrekking hebben op uw huur.

Servicecommunicatie: verzonden bevestigingen, vragen die via onze contactkanalen binnenkomen en informatie die u verstrekt wanneer u om hulp vraagt of een klacht indient.

Gegevens voor WhatsApp-bevestigingen: naam, telefoonnummer inclusief internationale landcode, reserveringsnummer, voertuig of categorie, ophaal- en retourgegevens, totaalbedrag van de reservering en technische informatie die bij het verzenden van een bericht wordt teruggestuurd, zoals een bericht-ID of foutmelding.

Technische websitegegevens: informatie die nodig is om de website aan te bieden en te beschermen, zoals IP-adressen, aanvraaggegevens en technische logbestanden. Informatie over optionele cookies of analyses wordt afzonderlijk behandeld in ons Cookiebeleid.

Verstrek juiste informatie en laat het ons weten als relevante gegevens veranderen. Stuur geen beveiligingscodes van betaalkaarten, wachtwoorden of onnodige identiteitsdocumenten via WhatsApp.

4Waar verkrijgen wij uw informatie?

Wij verkrijgen persoonsgegevens doorgaans rechtstreeks van u wanneer u contact met ons opneemt, een offerte aanvraagt, reserveert of een huurovereenkomst sluit.

Wij kunnen ook informatie ontvangen van iemand die namens u reserveert of u als gemachtigde bestuurder opgeeft. In die gevallen gebruiken wij de informatie uitsluitend voor de betreffende reservering, verhuurdienst en bijbehorende wettelijke verplichtingen.

Als u gegevens van iemand anders verstrekt, zorg er dan voor dat u daartoe gerechtigd bent en stel deze verklaring aan die persoon beschikbaar.

5Waarom gebruiken wij uw informatie en op welke rechtsgrond?

Om vragen te beantwoorden, offertes op te stellen en reserveringen te regelen.

Wij verwerken informatie die nodig is om op uw verzoek maatregelen te nemen vóór het sluiten van een overeenkomst.

Om voertuigverhuur aan te bieden en te beheren.

Wij verwerken informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van de huurovereenkomst, waaronder het regelen van ophalen en terugbrengen, het beheren van kosten en waarborgsommen en het communiceren van essentiële informatie over de dienst.

Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wij verwerken informatie die wordt vereist door toepasselijke fiscale, boekhoudkundige, voertuigverhuur- en bestuurdersidentificatievoorschriften en andere wettelijke vereisten. Dit omvat het bijhouden van verplichte registers en het verstrekken van informatie aan bevoegde autoriteiten wanneer dit wettelijk verplicht is.

Om incidenten, klachten en rechtsvorderingen af te handelen.

Wij verwerken informatie wanneer dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst, de naleving van wettelijke verplichtingen of onze gerechtvaardigde belangen bij het oplossen van geschillen en het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen. Wanneer wij ons op gerechtvaardigde belangen baseren, wegen wij de gevolgen voor uw rechten en vrijheden mee.

Om onze website en bedrijfssystemen te beschermen.

Wij kunnen noodzakelijke technische informatie verwerken voor onze gerechtvaardigde belangen bij het beschikbaar houden van diensten, het voorkomen van misbruik en het beschermen van informatie.

Om via WhatsApp te communiceren.

Wij gebruiken WhatsApp voor reserveringsbevestigingen en bijbehorende serviceberichten wanneer u ermee hebt ingestemd via dat kanaal berichten te ontvangen. De onderliggende verwerking die nodig is om uw reservering of huur te beheren, berust op de hierboven beschreven contractuele of wettelijke gronden.

Voor optionele websiteanalyses of vergelijkbare technologieën.

Wanneer toestemming vereist is, moet de betreffende verwerking op uw voorafgaande toestemming berusten, zoals uitgelegd in het Cookiebeleid.

Het verstrekken van informatie die nodig is voor een reservering, huurovereenkomst of wettelijke verplichting is een voorwaarde voor de betreffende dienst. Als u deze informatie niet verstrekt, kunnen wij de huur mogelijk niet regelen of afronden.

6Hoe gebruiken wij WhatsApp?

Wij gebruiken WhatsApp Business Platform via de toepassing ‘all in car hire mensajes’ om reserveringsbevestigingen en bijbehorende service-informatie te versturen.

Een bevestiging kan uw naam, reserveringsnummer, voertuig of categorie, ophaal- en retourgegevens en het totaalbedrag van de reservering bevatten. Uw telefoonnummer en de berichtgegevens worden via het platform verzonden om de communicatie te bezorgen.

Het verstrekken van uw telefoonnummer of het lezen van deze verklaring vormt op zichzelf geen toestemming om WhatsApp-berichten te ontvangen. Wij verkrijgen toestemming voor het gebruik van dit kanaal en respecteren verzoeken om te stoppen.

U kunt uw toestemming voor WhatsApp-communicatie op elk moment intrekken door te mailen naar info@allincarhire.com of te bellen naar +34 951 080 385. Vermeld het betreffende telefoonnummer.

Het stopzetten van WhatsApp-communicatie annuleert uw reservering of huurovereenkomst niet. Noodzakelijke service-informatie kan in plaats daarvan via een ander geschikt contactkanaal worden verstrekt.

Onze huidige bevestigingstoepassing wordt gebruikt om berichten te verzenden. Gebruik voor hulp, verzoeken om WhatsApp-communicatie te stoppen of privacyverzoeken het bovenstaande e-mailadres of telefoonnummer, in plaats van te vertrouwen op een antwoord op een bevestiging.

Wij gebruiken de in deze verklaring beschreven verwerking niet voor promotiecampagnes, advertentiedoelgroepen of de verkoop van persoonsgegevens.

7Wie kan uw informatie ontvangen?

Wij verstrekken persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor de in deze verklaring beschreven doelen. Mogelijke ontvangers zijn:

• Dienstverleners voor onze website, e-mail, bedrijfssoftware, hosting, IT-onderhoud en gegevensopslag.
• WhatsApp- en Meta-entiteiten die betrokken zijn bij het aanbieden van WhatsApp Business Platform.
• Banken en betaaldienstverleners wanneer dit nodig is om huurbetalingen, waarborgsommen of terugbetalingen te beheren.
• Accountants, juridische adviseurs, verzekeraars en andere professionele adviseurs wanneer dit nodig is voor hun diensten of voor een specifiek incident of een specifieke vordering.
• Belastingautoriteiten, bevoegde opsporingsinstanties, rechtbanken, verkeersautoriteiten en andere overheidsinstanties wanneer verstrekking wettelijk of op grond van een geldig juridisch verzoek vereist is.

Wanneer een dienstverlener namens ons persoonsgegevens verwerkt, moet de verwerking worden geregeld door passende contractuele verplichtingen, waaronder eisen inzake vertrouwelijkheid en beveiliging.

Sommige ontvangers zijn zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken voor hun eigen wettelijke of dienstverleningsverantwoordelijkheden. Hun verwerking valt onder hun eigen toepasselijke privacyverklaringen.

Voor bedrijven in de Europese Economische Ruimte wijzen de huidige voorwaarden van WhatsApp Business Platform WhatsApp Ireland Limited aan als de contracterende WhatsApp-entiteit. De betreffende WhatsApp- en Meta-bedrijven kunnen ook platform- en technische informatie verwerken voor de doelen in hun eigen voorwaarden. Meer informatie staat in de Voorwaarden van WhatsApp Business Platform.

8Worden persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte doorgegeven?

Het gebruik van internationale technologiedienstverleners, waaronder WhatsApp en Meta, kan verwerking buiten de Europese Economische Ruimte omvatten, onder andere in de Verenigde Staten.

Bij dergelijke doorgiften moet aan de toepasselijke wettelijke vereisten worden voldaan. Afhankelijk van de ontvanger en de verwerking kunnen de waarborgen het volgende omvatten:

• Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, waaronder het EU–VS-kader voor gegevensbescherming wanneer dit geldt voor een deelnemende ontvanger en de betreffende gegevens.
• De standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, waar nodig aangevuld met extra waarborgen.

WhatsApp beschrijft zijn betreffende doorgifteregelingen in het Addendum inzake de doorgifte van bedrijfsgegevens.

U kunt contact opnemen via info@allincarhire.com voor informatie over de waarborgen voor uw persoonsgegevens en hoe u een kopie kunt verkrijgen, met inachtneming van de bescherming van vertrouwelijke informatie en de rechten van anderen.

9Hoe lang bewaren wij uw informatie?

Wij passen bewaartermijnen toe op basis van het doel van de informatie en de toepasselijke wettelijke vereisten.

Reserveringen en verhuur: informatie wordt bewaard zolang dit nodig is om de dienst te regelen en te beheren, de huur af te ronden en samenhangende openstaande zaken af te handelen. Daarna bewaren wij alleen informatie die nodig is voor de hieronder beschreven wettelijke, boekhoudkundige of vorderingsdoeleinden.

Wettelijke voertuigverhuurregisters: informatie in het verplichte elektronische register op grond van het Spaanse Koninklijk Besluit 933/2021 wordt overeenkomstig de toepasselijke eisen drie jaar na het einde van de verhuurdienst bewaard. Koninklijk Besluit 933/2021, artikel 5.

Boekhoudkundige en zakelijke bewijsstukken: documenten die onder artikel 30 van het Spaanse Wetboek van Koophandel vallen, worden zes jaar vanaf de laatste betreffende boeking in de boekhouding bewaard, tenzij een andere wettelijke eis geldt. Fiscale vereisten of procedures kunnen langere bewaring van bepaalde documenten vereisen. Spaans Wetboek van Koophandel, artikel 30.

Vragen en serviceberichten: deze worden bewaard tijdens de afhandeling van de vraag, reservering of servicekwestie. Daarna wordt alleen informatie bewaard die nodig is om de huur te documenteren, aan wettelijke vereisten te voldoen of mogelijke vorderingen af te handelen, volgens de bijbehorende bewaarcriteria.

Kanaaltoestemmingen en afmeldverzoeken: wij bewaren de beperkte informatie die nodig is om relevante toestemmingen aan te tonen, verzoeken om communicatie te stoppen te respecteren en samenhangende wettelijke verantwoordelijkheden na te komen.

Vorderingen en procedures: relevante informatie kan worden bewaard totdat de zaak definitief is afgerond en de toepasselijke wettelijke verjaringstermijnen zijn verstreken.

Wanneer informatie niet meer nodig is, wordt deze verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd. Wanneer de Spaanse wet blokkering van gegevens vereist, wordt normaal gebruik beperkt en worden de gegevens uitsluitend voor wettelijk toegestane doeleinden bewaard totdat zij kunnen worden verwijderd.

10Wat zijn uw rechten?

Onder de voorwaarden van de wetgeving inzake gegevensbescherming kunt u:

• Inzage in uw persoonsgegevens vragen.
• Correctie van onjuiste of onvolledige informatie vragen.
• Verwijdering van uw persoonsgegevens vragen.
• Beperking van de verwerking vragen.
• Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen.
• Gegevensoverdraagbaarheid vragen wanneer de verwerking op toestemming of een overeenkomst berust en geautomatiseerd plaatsvindt.
• Uw toestemming op elk moment intrekken wanneer de verwerking daarop berust.

Het intrekken van toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Om uw rechten uit te oefenen, mailt u naar info@allincarhire.com of schrijft u naar:

Oriani Complementa S.L. — Gegevensbescherming. Calle Dionisia Redondo, Local 1, 29640 Fuengirola, Málaga, Spanje.

Leg uw verzoek uit en verstrek voldoende informatie om de betreffende gegevens te vinden, zoals het gebruikte e-mailadres, telefoonnummer of reserveringsnummer.

Als wij redelijkerwijs aan uw identiteit twijfelen, mogen wij alleen de aanvullende informatie vragen die nodig is om deze te verifiëren. Een kopie van een identiteitsdocument wordt niet automatisch bij elk verzoek vereist.

Wij antwoorden doorgaans binnen één maand na ontvangst van een verzoek. Wanneer een wettelijk toegestane verlenging nodig is, leggen wij de reden binnen die eerste maand uit. Verzoeken worden normaal gesproken kosteloos behandeld, behoudens wettelijk toegestane uitzonderingen. Meer informatie over deze rechten vindt u bij de Spaanse autoriteit voor gegevensbescherming.

11Hoe vraagt u verwijdering van toepassings- of WhatsApp-gerelateerde gegevens aan?

U kunt verwijdering vragen van persoonsgegevens die wij verwerken in verband met ‘all in car hire mensajes’ door te mailen naar info@allincarhire.com. U kunt als onderwerp ‘Verzoek om verwijdering van persoonsgegevens’ gebruiken en het telefoonnummer vermelden dat aan de berichten is gekoppeld.

Wij beoordelen het verzoek, verwijderen informatie waar dat vereist is en leggen uit welke informatie moet worden bewaard en waarom.

Verwijdering is niet absoluut. Bepaalde reserverings-, huur-, boekhoudkundige of andere gegevens moeten mogelijk worden bewaard om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen. Het bewaren hiervan geeft ons geen toestemming om WhatsApp-berichten te blijven sturen nadat u uw toestemming voor dat kanaal hebt ingetrokken.

Het verwijderen van een gesprek uit uw eigen WhatsApp-account verwijdert niet automatisch de gegevens die wij bewaren. Ook verwijdert een door ons uitgevoerde verwijdering niet noodzakelijk kopieën op uw apparaat of informatie waarvoor WhatsApp of andere dienstverleners zelfstandig verantwoordelijk zijn.

12Hoe beschermen wij uw informatie?

Wij passen technische en organisatorische maatregelen toe die zijn afgestemd op de aard van de informatie en de risico’s, om onbevoegde toegang, verlies, wijziging of ongeoorloofde openbaarmaking te voorkomen.

Toegang moet beperkt blijven tot bevoegde personen en dienstverleners die de informatie voor hun taken nodig hebben en aan passende geheimhoudingsverplichtingen zijn gebonden.

13Cookies en websitetechnologieën

Cookies en vergelijkbare technologieën op onze website worden behandeld in het afzonderlijke Cookiebeleid, dat de gebruikte technologieën, doelen, aanbieders, bewaartermijnen en beschikbare keuzes moet vermelden.

Strikt noodzakelijke technologieën mogen worden gebruikt om de website en de door u gevraagde diensten aan te bieden. Optionele analyse- of trackingtechnologieën mogen niet vóór toestemming worden geactiveerd wanneer de wet die toestemming vereist.

Het aanvaarden van deze privacyverklaring, het indienen van een reservering of het verder surfen vormt op zichzelf geen toestemming voor optionele cookies.

14Geautomatiseerde beslissingen

Wij gebruiken de persoonsgegevens waarop deze verklaring betrekking heeft niet om uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde beslissingen te nemen die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

15Klachten

Als u vragen of zorgen hebt over onze verwerking van persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met info@allincarhire.com.

U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit. In Spanje is dat de Agencia Española de Protección de Datos (AEPD):

www.aepd.es.

U hoeft niet eerst contact met ons op te nemen om uw recht op een klacht uit te oefenen.

16Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze verklaring bijwerken naar aanleiding van wijzigingen in onze diensten, verwerkingen of wettelijke vereisten. De actuele versie wordt op deze pagina gepubliceerd met de datum van de laatste bijwerking.

Waar vereist verstrekken wij aanvullende informatie of verkrijgen wij toestemming voordat wij een nieuwe verwerkingsactiviteit invoeren.